Pengertian dan Tujuan Kearsipan

A.    Pengertian Arsip

         Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,tercetak,atau ketikan dalam bentuk huruf,angka,atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,kertas film,media komputer,dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

B.     Pengertian Kearsipan

 Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,pengumpulan,pengaturan,pemeliharaan,dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

C.    Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
      1.  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman;
      2.  Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat;
      3.  Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan;
      4.  Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip;
      5.  Untuk menjaga kerahasiaan arsip;
      6.  Untuk menjaga kelestarian arsip;
      7.  Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggung jawaban, perencanaan,
           pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.