Jenis-Jenis Arsip

    A.    Jenis-Jenis Arsip
          1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

a)      arsip yang berbentuk lembaran.Contoh : Surat,kuitansi,faktur,dan foto

b)      Arsip yang tidak berbentuk lembaran.Contoh : disket,flashdisk,mikro film

          2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.

a) Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan – catatan mengenai masalah  keuangan. Contohnya: kuitansi, giro, dan kartu kredit

b)    Inventory record , yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan  masalah barang inventaris. Contohnya: Merek, ukuran, dan harga.

c)  Pesonal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan  dengan masalah kepegawaian. Contohnya: surat lamaran kerja, curriculum vitae, dan surat keputusan.

d)     Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan  dengan masalah penjualan. Contohnya: perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga.

e)  Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan  dengan masalah produksi. Contohnya: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

          3. Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
              1)  Lembaga pemerintahan

a)      Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republic Indonesia)

b)      Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)

              2) Instansi pemerintah/swasta

a)   Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama Sedangkan, arsip sekunderadalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

b)  Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah. Arsip unit adalah arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah.

      4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

          a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contohnya; surat 
              undangan dan surat pemberitahuan.

          b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang 
             diinformasikan berlalu. Contohnya; surat lamaran kerja dan surat tagihan

          c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, 
             sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contohnya; surat perjanjian dan surat kontrak.

         d. Arsip sangat penting, yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai 
             sejarah/ilmiah). Contohnya; naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

        e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isiya hanyaboleh diketahui oelh orang tertentu saja dalam suatu 
            organisasi. Contohnya; hasil penelitian pegawai dan strategi pemasaran.

5. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

         a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan. Arsip dinamis dapat dibedakan sebagai berikut.

a)   Arsip aktif , yaitu arsip dinamis yang digunakan secara terus menerus dalam   kegiatan kantor.

b)     Arsip semi aktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensinya sudah menurun.

c)     Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan  secara langsung dalam kegiatan.  Contohnya; surat keluar dan surat masuk yang terdapat pada tiap instansi.